Veelgestelde Vragen (FAQ) | PossibilIT Integratieoplossingen

Van Chargebee naar Exact: Klanten, Facturen, Creditnota's, Abonnementen/Add-ons/Kosten/Coupons en Betalingen (* scale of hoger). Van Exact naar Chargebee: Betalingen.

Elk product in Chargebee wordt gesynchroniseerd met Exact, waar het is verbonden met een itemgroep. Zowel de itemgroep als het item zelf kan worden toegewezen aan een grootboekrekening voor inkomsten. Dit is een handmatige taak als je het item zelf wilt verbinden.

Nee, Chargebee2Exact actualiseert alleen klantinformatie en verzorgt een synchronisatie van de objecten en informatie zoals vermeld op pagina 11, de factuurstaus wordt beheerd door Exact’s eigen afstemmingsmechanisme.

Ja, de connector respecteert alle BTW-configuraties en gebruikt financiële periodes om (uitgestelde) inkomsten te boeken. Inkomsten die beginnen in reeds afgesloten periodes kunnen automatisch naar de huidige periode worden verplaatst. Met behulp van kostenplaats- en kostencentrumtoewijzing per land, itemgroep en jaar. Zelfs uitgestelde inkomsten van creditnota’s worden aangepast om overeen te komen met de factuur die ze crediteren indien nodig.

Uitgestelde omzet bepaling wordt door Exact zelf gedaan op basis van de van en tot velden op verkoopboekingen, hier heeft de conenctor geen invloed op. (Er kan wel worden gekozen om uitgestelde omzet helemaal niet te gebruiken via een feature). 

Het is niet mogelijk om facturen of creditnota's in Chargebee te verwijderen en met dezelfde nummers opnieuw te genereren. Alleen de originele factuur of creditnota zal gesynchroniseerd worden.

Binnen Exact zijn er 2 manieren om facturen te gebruiken, facturen gegenereerd door Exact (omdat er wordt gefactureerd uit Exact) of als verkoop boeking. Dit is de reigsitratie van een factuur. Een Exact verkoop factuur resulteerd dus ook in een verkoopboeking waarbij factuurnummer op beide hetzelfde is. 
Wanneer de facturen echter uit een extern systeem komen waarin ook het factuur nummer is gegenereerd worden deze alleen als verkoopboeking geregistreerd, anders bestaan er 2 factuurnummers.

De connector synchroniseert automatisch incassobetalingen uit Chargebee wanneer deze succesvol zijn geïncasseerd door de Payment Service Provider (PSP). Dit omvat ook storneringen, chargebacks, en daadwerkelijk uitbetaalde terugbetalingen. Deze betalingen worden beschouwd als "onderweg" omdat de incasso is voltooid, maar het bedrag nog op de rekening van de PSP staat. PSP's maken deze geïncasseerde gelden doorgaans dagelijks, wekelijks, of maandelijks over naar de eigen bankrekening. Het matchen van deze overboekingen met facturen is complex vanwege het ontbreken van factuurnummers van Chargebee op de bankafschriften.

Als oplossing maakt de 'Betalingen onderweg' feature gebruik van een fictieve controle bankrekening in Exact om individuele betalingen te matchen, waardoor facturen van de openstaande postenlijst verdwijnen. In het geval van chargebacks worden deze betalingen verwijderd, waardoor de factuur weer open komt te staan.

Echter, deze feature sluit geen facturen die via adjustments of andere vormen van credit worden betaald. De afstemming tussen wat daadwerkelijk is ontvangen en de 'onderweg' bankrekening zal nooit volledig overeenkomen met de werkelijke bankrekening. De vergelijking moet altijd rekening houden met creditnota's, adjustments en facturen die niet of veel later zijn betaald.

Synchronisaties falen alleen wanneer de gesynchroniseerde data incorrect is. Een veelvoorkomende reden voor synchronisatiefouten is onjuist samengevoegde klanten (resulterend in een "nieuwe" klant) in Exact, onjuist geformatteerde BTW-nummers in Chargebee die door Exact strenger worden gevalideerd, financiële periodes niet beschikbaar (vaak wanneer een nieuw jaar begint). Verkeerd geconfigureerde toewijzing van BTW, betalingsvoorwaarden is een andere, evenals een onvolledige configuratie van inkomsten voor items (waar noch het item noch de itemgroep aan een grootboekrekening voor inkomsten is toegewezen).

Boekingen die worden gedaan op gesloten periodes kunnen door de connector automatisch naar de huidige periode worden doorgeschoven of naar de eerstvolgende open periode. Syncs van boekingen waarbij bijvoorbeeld de uitgestelde omzet zover in de toekomst valt dat periodes nog niet zijn aangemaakt, falen. Maak de periodes aan en neem contact op met PossibilIT support zodat de gefaalde syncs opnieuw kunnen worden aangeboden.

Zeker! Je hebt echter de Enterprise versie van Chargebee2Exact nodig om een maximum van 3 verschillende entiteiten toe te staan.

Ja. Om dit te bereiken zijn de volgende voorwaarden vereist: een applicatieregistratie in je Azure Entra ID.

Ja, op basis van jouw behoeften kan de connector worden geconfigureerd om een breed scala aan functies te beheersen die bepalen hoe jouw gegevens worden gesynchroniseerd. Wanneer een functie nog niet beschikbaar is, staan we open om die functie op verzoek toe te voegen (* afhankelijk van hoe specifiek het verzoek is kunnen er kosten van toepassing zijn).

Prijzen zijn te vinden op deze pagina en worden per maand vermeld. Je Chargebee plan bepaalt meestal welke versie je nodig hebt.

Ja, op basis van nieuwe functionaliteit en klantenfeedback updaten we de connector regelmatig.

Deze functie verwijdert betalingen die eerder waren gesynchroniseerd als onderdeel van de "Virtual / control payment sync" (onderdeel van de connector vanaf Rise licenties) wanneer deze betalingen worden teruggedraaid vanwege een chargeback in Chargebee. Dit resulteert in Exact in het opnieuw openen van de bijbehorende verkoopboeking als niet betaald.

Deze feature is ontwikkeld voor klanten die gebruik maken van de controle betalingssync, specifiek voor situaties waarbij chargebacks voorkomen op eerder gesynchroniseerde betalingen.

De feature verwijdert de eerder gemaakte controlebetaling in Exact, maar werkt niet met memoriaalboekingen.

Deze functie is vooral interessant voor klanten die de controle betaling sync gebruiken en te maken krijgen met chargebacks.

De functie is beschikbaar vanaf de Rise-licentie. Implementatiekosten na go-live zijn €500.

Prijzen zijn te vinden op pagina 21 en worden per maand vermeld. Je Chargebee plan bepaalt welke versie je nodig hebt.

Ja. Om dit te bereiken zijn de volgende voorwaarden vereist: een applicatieregistratie in Azure Entra ID.

Ja, op basis van nieuwe functionaliteit en klantenfeedback updaten we de connector regelmatig.

Nee, we zullen Chargebee klantinformatie synchroniseren met een apart CRM-object genaamd ''CB Klant''. De ''CB klant'' zal dan een link bevatten naar het CRM-account.

Ja! En je kunt CRM-eigendom per bedrijfsentiteit toewijzen. Je kunt echter niet één Chargebee-omgeving koppelen aan meerdere CRM-tenants.

Van Chargebee naar CRM: Klanten, Betaalbronnen, Facturen, Creditnota's, Betalingen, Terugbetalingen, Promotiekredieten, Ongefactureerde Kosten, Families, Abonnementen, Add-ons, Kosten, Coupons, Prijzen, Staffels, Functies, Productfuncties. Van CRM naar Chargebee: Accounts, Contacten, Adressen, Offertes.