Geïntegreerde CRM en Data Management Oplossing voor Cyclomedia door PossibilIT

Cyclomedia, toonaangevend op het gebied van geospatial data, biedt onder andere het innovatieve product 'Street Smart' aan. Met 'Street Smart' kunnen klanten gemakkelijk en gedetailleerd straatbeelden verkennen, wat hen helpt bij het maken van geïnformeerde beslissingen over ruimtelijke planning en beheer. Ondanks deze geavanceerde oplossing stonden ze voor uitdagingen met betrekking tot data-integratie en klantbeheer.

Het Cyclomedia-team gebruikte handmatige Excel-bestanden voor gegevensoverdracht tussen systemen. Dit leidde vaak tot fouten zoals dubbele records en inconsistenties. Bovendien was er behoefte aan een betrouwbare en snellere intregratie van alle klant-gerelateerde gegevens met andere systemen binnen Cyclomedia, om te beginnen met HubSpot CRM.

1. Centrale Service-gedachte: PossibilIT ontwikkelde een middle layer die gegevens uit verschillende systemen, zoals het AMT (Account Management Tool) van Cyclomedia, centraal oppikt en deze vloeiend integreert met andere systemen, zoals Dynamics CRM, HubSpot CRM en Chargebee. 
2. Automatisering: Het tijdrovende en foutgevoelige handmatige Excel-proces is vervangen door een geautomatiseerd systeem dat dagelijks informatie in HubSpot bijhoudt.
3. Samenwerking met Mollie en Chargebee: Hoewel dit specifieke punt niet direct verbonden was met het Middleware project, is het vermeldenswaard dat PossibilIT's eerdere ervaring met het integreren van systemen zoals Chargebee en Mollie als betalingsverwerker een solide basis heeft gelegd voor de huidige integratie-uitdagingen. Deze eerdere samenwerkingen versterkten onze kennis en vaardigheden, waardoor we in staat waren om Cyclomedia's unieke behoeften aan te pakken.
4. Global Data Model: Klantgegevens zijn gestandaardiseerd naar een eenduidig Cyclomedia-klantmodel, waardoor toekomstige systemen gemakkelijker kunnen worden geïntegreerd.
5. Mocker (Test) Library voor HubSpot API V3: Een virtuele testomgeving waarmee het team live wijzigingen kan testen zonder verstoring van de actieve systemen. Het partnerschap tussen PossibilIT en Cyclomedia ging verder dan het aanpakken van onmiddellijke problemen. Deze "mock" HubSpot-testomgeving bleek cruciaal in het hele proces, en het 'Cyclomedia customer model' diende als een robuuste basis voor integraties. Dit zorgt ervoor dat toekomstige systemen gemakkelijker kunnen worden toegevoegd zonder een volledige heropbouw.
6. Monitoring van niet-gesynchroniseerde records: Om ervoor te zorgen dat alle gegevens consistent en up-to-date zijn, heeft PossibilIT een speciale tool ontwikkeld. Deze tool identificeert records die niet succesvol zijn gesynchroniseerd en geeft duidelijk aan wat de reden hiervoor is. Dit zorgt voor een snelle opsporing en oplossing van mogelijke problemen, en garandeert dat geen belangrijke gegevens verloren gaan of over het hoofd worden gezien.

1. API Limieten van HubSpot: HubSpot heeft restricties wat betreft het aantal API-aanroepen. Om binnen deze limieten te blijven, hebben we oplossingen geïmplementeerd waarmee meerdere acties in één API-call kunnen worden uitgevoerd.
2. Nieuwe Klanten in HubSpot: Het omgaan met gegevens van klanten die nog niet in HubSpot bestonden, vereiste een zorgvuldige strategie. Het was cruciaal om een manier te vinden om deze nieuwe klantgegevens effectief te synchroniseren zonder verstoring.
3. Mapping van Bestaande Klanten: De uitdaging was niet alleen om nieuwe klanten te integreren maar ook om ervoor te zorgen dat de gegevens van bestaande klanten correct werden gemapped en bijgewerkt in HubSpot.
4. Ongeldige of Incorrecte Gegevens: Voor situaties waarin bepaalde gegevens incorrect of onvolledig waren, hebben we mechanismen geïmplementeerd die de synchronisatie naar HubSpot tegenhouden totdat de problemen zijn opgelost.

Dankzij de expertise van PossibilIT hebben we deze uitdagingen aangepakt en is er een soepele en gecontroleerde overgang geweest naar de nieuwe manier van werken.

In de AMT-tool van Cyclomedia komt het voor dat gebruikers e-mailadressen invoeren als gebruikersnamen. HubSpot, daarentegen, eist strikt geldige e-mailadressen voor een correcte verwerking. Voor deze discrepantie was een oplossing nodig. PossibilIT's systematische aanpak zorgde voor een robuuste oplossing die:

• Klanten identificeert onder e-mailadres.
• Klanten herkent met een ongeldig e-maildomein.
• Gegevens updaten van records met een geldig e-mailadres.

Hierdoor kan Cyclomedia met vertrouwen gegevens vanuit hun AMT naar HubSpot sturen, wetende dat de gegevens correct worden verwerkt en opgeslagen.

De samenwerking tussen Cyclomedia en PossibilIT illustreert technologische vooruitgang. Door systemen intelligent te integreren, kan Cyclomedia efficiënter, flexibeler en met een oog op toekomstige groei opereren.